TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO Y CONTRATACIÓN DE CENTRI
Versión base para revisión y publicación. Vigencia propuesta: 2026-08-15.
1. Identificación del proveedor y canales de contacto
El servicio CENTRI es ofrecido por Consorcio S&P S.A.S, NIT 901462446, con domicilio en CARRERA 81 A 82 19 SUR, Bogotá DC. Correo para asuntos contractuales: servicio@centricol.com. Correo de soporte: soporte@centricol.com. Sitio web: https://app.centricol.com.
2. Objeto, alcance y aceptación
Estos Términos regulan el registro, contratación, acceso y uso de CENTRI, sus módulos, portales, aplicaciones, integraciones y servicios asociados. La persona que crea una cuenta en nombre propio o de una empresa declara que tiene capacidad y autorización suficientes para obligarse y, cuando actúa por una persona jurídica, para vincular a dicha organización.
Antes de finalizar el registro, el usuario puede consultar, imprimir y descargar estos Términos y la Política de Tratamiento de Datos. La creación de una cuenta mediante el flujo “Regístrate” exige una manifestación expresa de aceptación. CENTRI conserva evidencia electrónica de la versión aceptada, fecha y hora, identificadores de la operación y datos técnicos razonables de la sesión.
3. Definiciones principales
- Cuenta: espacio de acceso asignado al usuario y a la organización contratante.
- Usuario: persona autorizada para acceder a CENTRI.
- Cliente: persona natural o jurídica que contrata un plan.
- SaaS: modalidad de software como servicio accesible principalmente por Internet.
- Plan: conjunto de módulos, límites, periodicidad, precio y condiciones comerciales contratadas.
- Documento electrónico: factura, nota, nómina, documento soporte u otro documento procesado por la plataforma según los módulos habilitados.
- Integración: conexión de CENTRI con servicios de terceros, incluyendo DIAN, pasarelas de pago, correo, mensajería, plataformas comerciales y otros proveedores tecnológicos.
4. Registro y veracidad de la información
El usuario se obliga a suministrar información veraz, completa y actualizada. CENTRI podrá solicitar validaciones razonables para prevenir fraude, suplantación, errores de configuración o incumplimientos regulatorios. El titular de la cuenta es responsable de mantener actualizados sus datos de contacto y de empresa.
El registro público crea una orden de contratación; la empresa operativa y el usuario definitivo solo se provisionan cuando el pago sea confirmado de acuerdo con el método seleccionado. Las empresas y usuarios existentes antes del lanzamiento de este autoregistro no son incorporados retroactivamente al onboarding de nuevos clientes.
5. Seguridad de la cuenta, contraseñas y acceso con Google
Las credenciales son personales y no deben compartirse. El cliente debe administrar adecuadamente los usuarios y permisos de su organización. Si se habilita “Iniciar sesión con Google”, CENTRI podrá vincular el identificador único de la cuenta Google y el correo verificado. Para vincular una cuenta de CENTRI ya existente se podrá exigir una verificación adicional antes de establecer la asociación.
El cliente debe informar oportunamente cualquier acceso no autorizado que detecte. CENTRI podrá bloquear temporalmente sesiones o accesos cuando existan indicios razonables de fraude, suplantación o compromiso de seguridad.
6. Licencia de uso y alcance funcional
Durante la vigencia del plan pagado, el cliente recibe un derecho de uso limitado, no exclusivo, no sublicenciable y no transferible sobre el software. No se transfiere la propiedad del código, arquitectura, marcas, diseños, documentación, modelos, interfaces, librerías o demás elementos de propiedad intelectual de CENTRI.
Las funciones disponibles dependen del plan, módulos y permisos contratados. Determinadas funciones pueden requerir configuraciones adicionales, documentos del cliente, habilitaciones ante autoridades, certificados, integraciones o servicios de terceros.
7. Planes, precios, periodicidad y cambios
Antes de confirmar una compra, CENTRI mostrará el nombre del plan, precio, moneda, periodicidad cuando aplique, módulos principales, método de pago y restricciones relevantes. Esas condiciones se vinculan a la orden correspondiente.
Los cambios de precio o características no modificarán retroactivamente un periodo ya pagado. Las condiciones de una renovación o nuevo periodo serán las informadas antes del cobro correspondiente. Cuando exista pago recurrente, este solo se realizará si el cliente lo ha autorizado expresamente y podrá desactivar la recurrencia conforme a los mecanismos habilitados.
8. Medios de pago y confirmación
CENTRI podrá ofrecer transferencia, billeteras, pasarelas u otros medios visibles en el registro. En pagos manuales, la carga de un soporte no equivale a aprobación: la cuenta se provisiona cuando CENTRI confirme el recaudo. En pagos gestionados por terceros, pueden aplicar además los términos de la pasarela o entidad financiera.
CENTRI procura no almacenar datos completos de tarjetas cuando el pago sea procesado por una pasarela externa. Los comprobantes de pago cargados directamente podrán conservarse como soporte de la operación conforme a la Política de Tratamiento de Datos.
9. Contratación electrónica y evidencia
Las partes reconocen la validez de las comunicaciones y manifestaciones realizadas mediante mensajes de datos y mecanismos electrónicos permitidos por la normativa colombiana. CENTRI conserva la versión del documento aceptado, su huella criptográfica, fecha y hora, vínculo con la orden o cuenta, dirección IP observada por el servidor, agente de usuario y una copia del texto aceptado, con el fin de demostrar la formación del consentimiento.
El cliente podrá consultar desde su cuenta las aceptaciones registradas a partir de la implementación de este sistema. Las cuentas históricas podrán consultar las versiones vigentes aunque no exista una aceptación digital histórica registrada en CENTRI.
10. Facturación electrónica, DIAN y documentos regulatorios
Cuando el plan incluya funciones de facturación electrónica, el cliente sigue siendo responsable de su información tributaria, de la veracidad de los datos, de mantener vigentes las autorizaciones, numeraciones y obligaciones que le correspondan y de revisar los documentos antes de su emisión cuando la operación lo requiera.
Durante el onboarding, CENTRI puede solicitar el RUT y el Formulario 1876 u otros soportes oficiales para extraer y configurar datos como NIT, razón social, responsabilidades, prefijos y rangos. La plataforma valida coherencias básicas —por ejemplo, que el NIT del RUT coincida con el de la resolución—, pero esa validación técnica no sustituye la revisión jurídica, tributaria o contable del cliente.
11. Conector DIAN y extensión de navegador
Si el cliente activa el Conector DIAN, deberá otorgar una autorización específica antes de iniciar el proceso. El conector actúa bajo instrucción del usuario para acompañar el flujo técnico en el portal oficial y comunicar a CENTRI los estados y datos técnicos necesarios para la configuración.
CENTRI no solicita que el usuario copie o pegue en la aplicación el token de acceso recibido de la DIAN y el diseño del conector busca evitar el almacenamiento de contraseñas o tokens de autenticación personal. Cuando sea necesario para el servicio, pueden almacenarse de forma protegida credenciales técnicas del software —por ejemplo, identificadores o PIN del software— distintas de las credenciales personales de ingreso del contribuyente.
La disponibilidad y comportamiento de la DIAN son externos a CENTRI. Si la entidad cambia sus flujos, condiciones o mecanismos técnicos, la integración puede requerir ajustes o suspenderse temporalmente.
12. Integraciones y servicios de terceros
CENTRI puede integrarse con Google, proveedores de correo, mensajería, WhatsApp/Meta, pasarelas de pago, plataformas de comercio electrónico, infraestructura en nube, servicios de facturación y otros terceros. Cada integración puede estar sujeta a disponibilidad, permisos y términos propios del tercero.
La indisponibilidad o cambio de una plataforma externa puede afectar temporalmente una funcionalidad de CENTRI sin que ello implique que CENTRI controle o represente a dicha plataforma.
13. Inteligencia artificial, RICHI y automatizaciones
Algunos módulos pueden utilizar sistemas de inteligencia artificial o automatización para ayudar con clasificación, extracción de datos, búsqueda, asistencia operativa, redacción, soporte, análisis o generación de borradores. Sus resultados pueden contener errores y deben ser revisados por el usuario cuando puedan producir efectos contables, tributarios, laborales, financieros, jurídicos o comerciales relevantes.
CENTRI no autoriza a un sistema de IA a sustituir por sí solo las decisiones profesionales que por ley o por la naturaleza del negocio deban adoptar el cliente, su contador, abogado, responsable tributario o representante autorizado.
14. Disponibilidad, mantenimiento y soporte
CENTRI realizará esfuerzos técnicos y operativos razonables para mantener el servicio disponible y seguro. Pueden existir interrupciones por mantenimiento, actualizaciones, incidentes, infraestructura, Internet, servicios de terceros, DIAN, fuerza mayor o eventos fuera del control razonable de CENTRI.
Cuando exista un acuerdo de nivel de servicio particular, sus condiciones prevalecerán para ese cliente. En ausencia de un SLA escrito, ninguna cifra de disponibilidad mostrada comercialmente debe interpretarse como garantía absoluta de funcionamiento ininterrumpido.
15. Obligaciones y usos prohibidos
El usuario deberá usar CENTRI de forma lícita y conforme a sus permisos. Está prohibido intentar vulnerar controles de seguridad, introducir código malicioso, acceder a datos ajenos, utilizar credenciales de terceros sin autorización, emitir documentos falsos o simulados, utilizar el sistema para defraudar a autoridades o terceros, realizar ingeniería inversa prohibida por la ley o explotar el servicio fuera de la licencia concedida.
El cliente es responsable de la información y operaciones realizadas por sus usuarios autorizados, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan a CENTRI por sus propios actos.
16. Datos del cliente, propiedad y portabilidad
El cliente conserva los derechos que le correspondan sobre la información empresarial que incorpora a la plataforma. CENTRI no adquiere propiedad sobre las facturas, inventarios, clientes, proveedores, movimientos u otros datos operativos del cliente por el solo hecho de procesarlos.
La plataforma podrá ofrecer exportaciones y reportes en los formatos técnicamente disponibles. Los desarrollos de migración especial, conversiones a formatos de terceros o servicios extraordinarios podrán cotizarse por separado cuando no estén incluidos en el plan.
17. Suspensión y terminación
CENTRI podrá suspender el acceso por mora, fraude, riesgo de seguridad, uso ilícito, incumplimiento grave de estas condiciones o cuando una obligación regulatoria impida razonablemente continuar el servicio. Cuando la situación sea subsanable, se procurará informar al cliente y permitir su corrección conforme al caso.
La terminación del plan no elimina obligaciones pendientes ni los deberes legales de conservación de información. El tratamiento posterior de los datos se regirá por la Política de Tratamiento de Datos y por los deberes legales aplicables.
18. Cancelaciones, retracto, reversión y devoluciones
Cuando la relación contractual esté sometida al Estatuto del Consumidor y legalmente proceda el derecho de retracto, el consumidor podrá ejercerlo dentro del término vigente y sujeto a las excepciones previstas por la ley. En servicios cuya prestación haya comenzado con acuerdo del consumidor pueden existir limitaciones legales al retracto.
Cuando sea aplicable una devolución derivada del retracto, Consorcio S&P S.A.S la gestionará dentro del plazo máximo legal vigente y mediante las opciones de devolución que correspondan. Los derechos irrenunciables del consumidor prevalecen sobre cualquier disposición contractual incompatible.
Las solicitudes de reversión de pagos, cuando legalmente procedan, se tramitarán conforme a la regulación aplicable y a los procedimientos del medio de pago utilizado.
19. Propiedad intelectual e industrial
CENTRI, sus logotipos, interfaces, software, código, documentación, componentes, diseños, bases estructurales, metodologías y desarrollos propios están protegidos por las normas aplicables. La licencia de uso no autoriza al cliente a copiar, vender, sublicenciar, distribuir o explotar comercialmente el software fuera de lo expresamente permitido.
Las marcas, documentos, diseños o contenidos que el cliente cargue seguirán perteneciendo a sus respectivos titulares.
20. Responsabilidad y alcance de la información
CENTRI es una herramienta de gestión y procesamiento. Salvo obligación legal expresa, no garantiza que los datos ingresados por el usuario sean correctos ni reemplaza la asesoría profesional especializada. El cliente debe revisar configuraciones tributarias, contables, inventarios, precios, impuestos, nómina y demás parámetros que dependan de su realidad empresarial.
Ninguna limitación contractual se interpretará como exclusión de responsabilidades que por ley sean irrenunciables ni como renuncia de derechos del consumidor o del titular de datos personales.
21. Modificaciones de los Términos
Las nuevas versiones se publicarán identificando su versión y fecha de vigencia. Los cambios sustanciales aplicables a clientes activos serán comunicados por medios razonables y, cuando la ley o la naturaleza del cambio lo requieran, se solicitará una nueva aceptación. CENTRI conservará el historial de versiones publicadas y la evidencia de las versiones aceptadas mediante el nuevo sistema de registro.
22. Ley aplicable, solicitudes y solución de controversias
Estos Términos se rigen por las normas de la República de Colombia, sin perjuicio de reglas imperativas que resulten aplicables. Antes de acudir a mecanismos judiciales o administrativos, las partes podrán intentar una solución directa a través de servicio@centricol.com. Esto no limita el derecho de acudir a autoridades competentes, incluida la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda.
23. Documentos relacionados
Forman parte del marco de uso de CENTRI, según resulte aplicable: la Política de Tratamiento de Datos Personales, las condiciones particulares del plan, la orden o comprobante de compra, autorizaciones específicas de integraciones, acuerdos de nivel de servicio y contratos adicionales expresamente celebrados.
24. Contacto
Asuntos contractuales: servicio@centricol.com
Privacidad y habeas data: data@centricol.com
Soporte: soporte@centricol.com
Sitio web: https://app.centricol.com
Responsabilidad del cliente sobre inventarios, existencias y costos
El cliente reconoce que el inventario registrado en CENTRI es un registro operativo construido a partir de la información, configuraciones y movimientos que realizan sus usuarios autorizados y las integraciones que haya habilitado. La existencia registrada en el sistema no sustituye la verificación física de mercancías, materias primas, productos terminados, activos o demás bienes bajo custodia del cliente.
Corresponde al cliente definir y revisar, según su operación, el catálogo de productos, unidades de medida, factores de conversión, inventarios iniciales, bodegas y sucursales, recetas y composiciones, costos, compras, recepciones, ventas, devoluciones, traslados, producción, consumos internos, cortesías, mermas, desperdicios, vencimientos, bajas, ajustes y conteos físicos. También corresponde al cliente administrar adecuadamente los permisos de los usuarios que pueden crear, modificar, aprobar o reversar movimientos de inventario.
El cliente deberá implementar controles internos razonables, realizar conteos físicos periódicos, investigar diferencias y mantener actualizados los movimientos que afecten las existencias. Las diferencias originadas en operaciones no registradas, errores u omisiones de digitación, configuraciones incorrectas, factores de conversión equivocados, documentos cargados con información errónea, movimientos realizados fuera de CENTRI, uso indebido de credenciales bajo control del cliente, pérdidas físicas, hurtos, deterioros, vencimientos, mermas o actuaciones de terceros no son imputables por sí mismas a CENTRI.
CENTRI proporciona trazabilidad, reportes, alertas y herramientas de control para apoyar la gestión, pero no ejerce custodia material sobre los bienes del cliente ni realiza por sí mismo los conteos físicos. En consecuencia, la responsabilidad por la custodia, conservación y control físico del inventario corresponde al cliente.
Lo anterior no excluye ni limita la responsabilidad que legalmente corresponda a CENTRI cuando una diferencia de inventario sea consecuencia directa de una falla técnica comprobada e imputable al software o de un incumplimiento propio del proveedor que no pueda ser válidamente excluido por contrato.